Solitamente, quando ci vengono richiesti i nostri dati personali (per concludere un contratto, fare una richiesta ecc.), ci viene consegnato un modulo da firmare, che serve per informarci riguardo il trattamento dei dati personali e per esprimere il nostro consenso ad esso.
Il medico di base, il pediatra, le ASL e gli ospedali sono tenuti a fare lo stesso, ma possono farlo anche oralmente, evitando i moduli scritti. Tale modalità è sicuramente più semplice e più veloce, anche se un promemoria scritto sarebbe comunque utile per il paziente, che potrebbe ricordare più facilmente le garanzie di cui gode in relazione ai propri dati; per raggiungere tale finalità possono essere utilizzati anche cartelli disponibili al pubblico.
Le informazioni che devono essere fornite al paziente riguardo le modalità di trattamento dei dati devono comprendere:
a) le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati;
b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;
d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati e l'ambito di diffusione dei dati medesimi;
e) i diritti di cui gode l'interessato in relazione al trattamento dei dati;
f) il nome, la denominazione o la ragione sociale e il domicilio, la residenza o la sede del titolare e, se designato, del responsabile.
Al medico di base ed al pediatra il consenso deve essere espresso una sola volta, e vale anche per le eventuali visite specialistiche da essi richieste.
Allo stesso modo, il consenso espresso presso una struttura sanitaria, come una ASL o un ospedale, vale per tutti i reparti della struttura stessa.
Nei casi di emergenza, che possono presentarsi spesso al pronto soccorso, l'informativa ed il consenso al trattamento dei dati possono essere fornite anche in un secondo momento, qualora il paziente sia incosciente o quando l'urgenza richieda di intervenire immediatamente.